14年間の結論。社内報担当の「原稿が返ってこない悩み」を解消したのは、文章術ではなく設計だった
こんにちは。エム・ピーアールの植田昌代です。
社内報制作に携わっている皆さま、今日もお疲れ様です。 企画を立て、取材をし、写真を整理し、レイアウトを考え……。社内報の仕事は多岐にわたりますが、その華やかな誌面の裏側で、誰にも言えない胃がキリキリするような悩みを抱えてはいませんか？
私はこれまで、14年間にわたって社内報の担当をしてきました。 14年という歳月の中で、何度も壁にぶつかり、迷い、試行錯誤を繰り返してきました。その経験を経て今、ようやくたどり着いた答えがあります。
今回は、社内報担当者が最も消耗する「原稿が返ってこない問題」にスポットを当て、その解決の糸口をお伝えしたいと思います。
そもそも「社内報」とは何か？
本題に入る前に、少しだけ社内報とは何かという原点に触れておきましょう。
社内報とは、企業におけるインナーコミュニケーション（社内広報）の重要な手段の一つです。社員やその家族、役員、時には投資家といった特定のステークホルダーに向けて、企業の理念や情報を届けるメディアを指します。
その目的は単なる情報の伝達だけではありません。経営理念の浸透、社内コミュニケーションの活性化、そして何より働く仲間の顔や想いを可視化することで、組織の一体感を醸成する極めて重要なツールです。
社内報担当者がぶつかる「4つの壁」
そんな社内報ですが、担当者になって、進行が難しいな～と特に悩んだ壁が、大きく分けて4つあります。
1. 忙しい人から原稿が返ってこない問題
これが今回メインでお話しする内容です。社内報は、自分の情報を掲載はしません。どの記事にも必ず「相手」がいます。制作スケジュールは自分が管理しているのに、肝心の原稿は他人に依存ということもあります。インタビューや取材をし、原稿を書き上げたとしても、確認が進まないこともあります。こうした「自分でコントロールできない」というところにすごく悩みました。
2. 確認・承認ルートの曖昧さ
最終承認者が誰か曖昧なまま進めると、後から根本的な差し戻しが発生し、多大なタイムロスを生みます。意思決定の出口が塞がっていると、現場のモチベーションは著しく低下します。
3. 同じ人ばかり登場する問題
いつも協力的な人、発信力のある特定の人ばかりが誌面に載ってしまうなんてことも、初めはちらほら。社内報の情報は、広報担当の人脈が目に見えてわかるなんて言われたこともあり……。社内報の記事企画としては、本当は光が当たっていない現場の人を出したいのに、出たくない。などあるあるですよね。また、同じ人ばかり出てもネタが循環せずマンネリ化していくジレンマです。
4. 写真素材が集まらない問題
解像度が低すぎて印刷に使えない、横写真が欲しいのに全部縦、表情が硬すぎる。地味ですが、デザインのクオリティに直結する深刻な悩みです。
原稿未回収問題の解決の糸口を見つける
さて、ここからが本題です。 社内報担当をしていれば、必ずと言っていいほど直面するのが原稿未回収問題です。
締切日はとっくに過ぎているのに、なかなか連絡が取れない。相手は多忙な営業担当や現場のエンジニア、あるいは分刻みのスケジュールで動く役員の方々。 ここで私たちが忘れてはならない視点があります。それは、相手にとって社内報の原稿作成は本来の業務ではないという感覚でいる、ということです。
私にとっては社内報制作がメインの仕事ですが、依頼される側にとってはそうではありません。だからこそ「なぜこの企画をやりたいのか」「これを掲載することで会社にどんなメリットがあるのか」という目的を、情熱を持って、かつ明確に伝える必要があります。自分自身が記事を出す目的を言語化できていなければ、相手の心強い協力を得ることは難しいのです。
解決法５選
原稿を書いてくださいと一律に依頼するのをやめたとき、私の社内報制作は驚くほどスムーズになりました。 私が14年の中で構築した、相手に合わせた制作動線の設計をご紹介します。
① 「書く」か「話す」か、相手に選んでもらう
文章を書くのが苦手な人に無理やり書かせるのは、お互いにとって不幸です。アンケート形式で回答してもらうか、15分だけ直接お話を聴くインタビュー形式にするか、相手がやりやすい方法を選んでもらうようにしました。
② 依頼の入り口で丁寧な「握り」を行う
メール一辺倒ではなく、直接会ったほうがスムーズな人には足を運びます。その際、文章の構成上、言い回しを変えたり交互にしたりする場合があることを、依頼の段階で誠実にお伝えしておくことが信頼関係の鍵となります。
③ 確認のステップを明確に提示する
原稿内容への修正は非常にデリケートな問題です。文章の表現に正解はなく、人それぞれの感覚に左右されるからです。 出す本人が納得できないものは掲載できません。だからこそ、まずは執筆者にしっかりと内容を確認してもらうプロセスを組み込みました。 その際「何を確認すればいいのか」を明確に伝えることが混乱を防ぐコツです。 ・勘違いを与える表現がないか ・誤字脱字はないか ・社内報として掲載してはならない情報が含まれていないか これらをしっかりと見てほしいと伝え、あわせて「掲載までに軽微な修正が入る可能性はありますが、最終的にこの内容で載ります」と事前に報告しておくことで、後のトラブルを未然に回避できるようになりました。
④ 現場の状況を事前に把握する
製造現場などの方に依頼する際は、まず上司の方に勤務状況を確認します。「今、現場は忙しい時期ですか？」と配慮しつつ、上司から本人へ「広報から話が行くよ」と一言添えてもらうだけで、受け入れられ方が全く変わります。
⑤ 役員には「リマインドのクッション」を置く
多忙な役員には、メールを出した後に直接お会いできるタイミングがあれば、一言お声がけをします。デジタルの依頼にアナログのクッションを挟むことで、優先順位を上げてもらう工夫です。
社内報担当の仕事は「制作の詰まり」をほどくこと
14年間、私はずっと記事を書くことが自分の仕事だと思っていました。 でも、振り返ってみて気づいたことがあります。私がやっていたのは、制作の過程で起きる詰まりを一つずつ丁寧にほどいていくことでした。
原稿が返ってこないのは、相手のやる気がないからでも、あなたの能力が低いからでもありません。ただ、今の制作動線が「相手の状況に合っていない」だけな場合も多数存在しています。
社内報担当者とは、単なる執筆者ではなく、社内の人間関係と情報の流れをデザインする設計者です。相手が気持ちよく協力できる仕組みを作ること。ライターでもあり、ディレクターでもあり、インタビュワーでもある。役割がたくさんある、とても面白い仕事です。
悩んでいるあなたへ、伝えたいこと
社内報の悩みは、設計の問題であり、目的を共有するコミュニケーションの問題です。私は、14年間の苦労も失敗も、すべて今の自分の糧になっています。 そして今度は、かつての私と同じように一人で抱え込み、悩んでいる担当者さんの力になりたいと考えています。制作の詰まりを一緒にほどいて、もっとラクに、もっと楽しく、会社を元気にする社内報を作っていきませんか？
次のステップとして：あなたの会社の状況を教えてください
この記事を読んで、少しでも心が軽くなったなら幸いです。 今回ご紹介した原稿回収の工夫以外にも、承認ルートの整理や、トラブルを防ぐための事前アナウンス術など、具体的な解決策はたくさんあります。
「うちの会社の場合は、どうやって協力を仰げばいいんだろう？」 そう思われた方は、ぜひ一度、今あなたが抱えている地味にしんどい問題を教えてください。
エム・ピーアールでは、14年の現場経験に基づいた実践的なアドバイスを行っています。 具体的なお悩み相談や、社内報の立て直しについてのご相談をお待ちしております。
社内報の担当だったからこそ、わかる悩みがあります。
社内報担当だったからこそ、ひとりで悩む気持ちがわかります。
ネタ不足、原稿回収、読まれない不安…。
まずは今の状況をお聞かせください。